来源:北京翰海博瑞科技有限责任公司 时间:2024-05-13 06:28:00 [举报]
系统菜单用于对用户及其安全性的设置。
单击“系统”菜单,系统弹出如右图所示菜单命令选项:
权限设置:用于增加或者删除系统用户,以及设置该用户在本系统内的操作权限。例如,可以设置用户“AAA”进入本系统后,只有查看、查询文件目录的权限,而没有录入、修改数据的权限。
修改口令:为安全起见,当前用户可修改自己在本系统中的口令。单击“修改口令”命令,系统弹出“修改口令”窗口。在“旧口令”框中,输入由系统管理员分配的口令,在“新口令”及“重复新口令”框中随意输入自己认可的相同的口令,确认,新口令即生效。
同时,用户还可以为自己设置别名。在“别名”框中,输入自己喜欢的别名代码即可。输入别名,确定时,系统会自动校验已有的别名,如果别名有重复,系统会自动提示。如右图:
重新进入:用于不退出系统直接以别的用户的身份进入系统。
退出系统:用于退出本系统。
文件编辑
用于对选定数据库及子数据库进行通用编辑的操作,包括新增、修改、查询、导出等等。
新增:用于对选定数据库进行新增数据。
修改:用于打开一条已有的记录,以便于对该条记录进行修改或者查询更详细的信息等。例如,打开一条案卷目录,或者打开一条收文目录等等。在列表区,选定一条记录,然后选择此命令即可。
删除:用于对确认不需要的记录进行删除操作。
批量编辑:用于对选定数据库中的所有记录按某字段进行批量修改的操作。例如,将“计划统计部”修改为规范性简称“计统部”。方法:使用“查询”命令将需要修改的记录检索到一个检索夹中,Ctrl + A选中所有数据,再使用此命令即可。
序号编辑:用于对选定文件夹中的所有记录按自然序数进行排序操作。该命令需慎重使用。
原件:打开原件显示界面,原件可以是任何格式的文件 。
正文:用于打开选定记录的Word原文。当选定记录没有Word原文时,该命令不可执行。
排序:是用于对文件的顺序按照某一种方式进行排序,该命令不会改动数据的任何内容。
查询:用于快速定位查找需要处理的文件并直接对其进行处理(诸如:修改等)。
打印:用于打印该目录下的各种报表。
Excel数据导入:用于导入Excel表中与该目录数据相对应的数据。
案卷转存:用于对列表区中选定的记录进行导出操作。该命令适用于在本系统内不同数据库之间的数据交换操作。例如,当需要将财务处的会计档案合并到档案室时,使用该命令即可。
案卷合并:用于将数据合并到当前数据库的操作。
回收站:数据删除之后会自动到回收站里,便于误操作数据的找回。不过要记得及时清空,避免占取大量的内存,使系统的速度变慢。
刷新:对数据进行新增或修改之后不显示,可以用刷新按钮
帮助
帮助:用于调阅在线帮助。
关于:用于查看本软件的版权信息。
工具栏
包括通用、工具栏工具条按钮两大部分。
通用工具栏
新增:用于为选定数据库增加新记录。
修改:用于打开选定记录。
删除记录:用于对选定记录进行删除操作。
原件:用于存放、显示选定记录的附属电子原文。
打开正文:用于打开选定记录的Word正文。
当选定记录有正文时,该按钮可用。
排序:用于规范选定数据表中的数据在列表区中的固定显示方式。例如,对文件级数据,可固定按文件日期的先后在列表显示。
查询:用于使用多个条件快速找到需要处理的一批文件。
查询:用于对选定数据表使用一个或者多个条件筛选记录。
组合查询:用于将一组具有主从关系的数据库组合起来,便于打印输出或者统计。例如,“全引目录”数据表便是“档案管理”数据表与“文件管理”数据表进行“组合查询”的结果。
打印:用于对选定记录或者选定数据表中的所有记录进行打印输出操作。
回收站:工具栏里的回收站功能,提供对记录的浏览、查询、删除、还原、批量还原、全部还原功能
刷新资料:用于刷新列表区记录。
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